De Belastingdienst heeft nadere uitleg gegeven over hoe de doelmatigheidsgrens van € 2.400 in de werkkostenregeling (wkr) in de praktijk wordt toegepast.
Gebruikelijkheidstoets wkr
In beginsel is alles wat een werkgever vergoed, verstrekt of ter beschikking stelt aan een werknemer als loon belast bij de werknemer. Hiervoor gelden een aantal uitzonderingen, gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen, waar in dit artikel verder niet op ingegaan wordt.
Een werkgever kan in beginsel de vergoeding, verstrekking of ter beschikkingstelling ook aanwijzen als eindheffingsloon. De gebruikelijkheidstoets legt hier een beperking op: vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen die voor meer dan 30% afwijken van hetgeen normaal vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld wordt, mag een werkgever niet aanwijzen als eindheffingsloon.
Let op! Tot het bedrag van de vrije ruimte (in 2025 2% van de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom en 1,18% daarboven) betaalt een werkgever geen belasting over de aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen. Daarboven komt ten laste van de werkgever een eindheffing 80%.
Doelmatigheidsmarge € 2.400
De Belastingdienst hanteert bij het beoordelen van de gebruikelijkheidstoets een doelmatigheidsgrens van € 2.400 per werknemer per jaar. Over de toepassing van deze grens bestonden in de praktijk nog vragen. De Belastingdienst heeft daarover onlangs nadere uitleg gegeven.
Veilige haven
De aanwijzing van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen tot een bedrag van in totaal € 2.400 per werknemer per jaar beschouwt de Belastingdienst altijd als gebruikelijk. Tot dit bedrag is sprake van een veilige haven. De Belastingdienst onderneemt dan geen actie.
Het is daarbij niet van belang om welk soort kosten of beloningsbestanddeel het gaat. Zo kan bijvoorbeeld ook een bonus of eindejaarsuitkering tot een bedrag van € 2.400 binnen deze veilige haven als eindheffingsloon worden aangewezen.
Wat telt mee binnen de € 2.400?
Als er geen twijfel is dat de aanwijzing van een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling voldoet aan de gebruikelijkheidstoets, telt deze niet mee voor de € 2.400-grens.
Dat geldt bijvoorbeeld voor een vergoeding waarvoor een gerichte vrijstelling geldt. Denk bijvoorbeeld aan een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer tot maximaal € 0,23 per kilometer.
Maar ook van overige (niet gericht vrijgestelde) vergoedingen, verstrekking of terbeschikkingstellingen kan de aanwijzing zonder twijfel voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. Bijvoorbeeld omdat de gebruikelijkheid hiervan vooraf is afgestemd met de Belastingdienst.
Voorbeeld
Een werkgever geeft aan een werknemer een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer van € 1.500 (tegen de gerichte vrijstelling van maximaal € 0,23 per kilometer). Daarnaast heeft de Belastingdienst aan de werkgever bevestigd dat de aanwijzing van de door de werkgever geïmplementeerde fietsregeling voor € 2.000 per fiets gebruikelijk is. In dat jaar geeft de werkgever geen andere vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen. In december wil de werkgever een eindejaarsuitkering van € 2.400 aanwijzing als eindheffingsloon. De werkgever overschrijdt daarmee de grens van € 2.400 niet omdat de reiskostenvergoeding en de fiets voor die grens niet meetellen.
Beoordeling bij overschrijding van € 2.400-grens
Wijst de werkgever voor meer dan € 2.400 per werknemer per jaar als eindheffingsloon aan, dan kan tot een bedrag van € 2.400 een beroep gedaan worden op de doelmatigheidsgrens. Boven dit bedrag kan de Belastingdienst de gebruikelijkheid echter wel toetsen.
Voorbeeld
Een werkgever geeft een bonus van € 4.000 en wil deze aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de wkr. In dit voorbeeld geeft de werkgever geen andere vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen. Dit betekent dat de werkgever voor € 2.400 gebruik kan maken van de doelmatigheidsgrens, maar dat voor een bedrag van € 1.600 de gebruikelijkheid ter discussie staat. Houd er rekening mee dat de Belastingdienst deze € 1.600 over het algemeen niet gebruikelijk zal vinden.