Wat gaat er veranderen?
Sinds 1 januari 2017 is het voor leveranciers van de Rijksoverheid verplicht om gebruik te maken van e-factureren. Vanaf 18 april 2019 moeten alle aanbestedende diensten, zoals gemeenten en waterschappen, er klaar voor zijn om, net als de Rijksoverheid, e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Deze verplichting vloeit voort uit een EU-richtlijn en heeft als doel om het factureringsproces tussen overheden en bedrijfsleven efficiënter, sneller en nauwkeuriger te laten verlopen.
E-factureren is iets anders dan een PDF per mail versturen
Veel ondernemingen versturen hun verkoopfacturen elektronisch. Dit houdt in dat in plaats van per post de factuur in PDF-formaat per mail aan de klant wordt verzonden. E-factureren aan de overheid is echter iets anders dan het versturen van een factuur per mail. Bij e-factureren aan de overheid moet u zich aanmelden bij Simplerinvoicing. Dit is nodig om uw identiteit vast te stellen om zo een beveiligd geautomatiseerd factureringsproces te kunnen garanderen. Daarna hoeft u alleen nog maar een geldig adres te delen om facturen uit te wisselen. Dit kan gebaseerd zijn op een e-mailadres, bankrekening, of andere gegevens. Daarna is het proces bijna volledig geautomatiseerd.
Profiteer ook zelf van de voordelen van E-facturen
Omdat het zeer waarschijnlijk is dat uw toeleveranciers ook leveren aan de overheid, zullen ook zij hun administratieve systemen hier op aanpassen. Dat betekent dat u hen kunt vragen ook uw inkoopfacturen via het netwerk van Simperinvoicing aan te bieden. Zodat u ook zelf profiteert van de voordelen van e-facturen.
Kom op tijd in actie!
Als u niet aanhaakt op het systeem van e-facturen kunt u uw facturen alleen nog maar aanbieden door deze handmatig in te voeren in een portaal. Dit kost dus veel extra tijd en dus geld. Het is slim om te kiezen dit rechtstreeks vanuit uw eigen financiële software te doen. Uw factuur wordt ingeschoten bij het netwerk van Simplerinvoicing en daarna geautomatiseerd verwerkt. Uw factuur wordt sneller verwerkt en dus ook betaald. Mijn advies is dan ook er voor te zorgen dat uw financiële software op tijd klaar is om e-facturen geautomatiseerd aan te kunnen bieden. Daarnaast dient u zich aan te melden bij het netwerk van Simplerinvoicing. Vraag eventueel uw accountant om u hierbij te ondersteunen.
Harry Marissen
Accountant en adviseur MKB bij Harrier accountancy en bestuurslid SRA
Bron: BouwBelang