Thuis in uw branche

We zien dat er hier in korte tijd een andere dynamiek is ontstaan

Zirkzee

Met de interne slogan 'Move on' heeft Zirkzee Groep ook een begin gemaakt met het nieuwe werken. De fysieke muren zijn neergehaald en het activiteitgericht werken moet de virtuele muren tussen medewerkers verder slechten. De verbouwing in Noordwijk is net achter de rug, in december, en de collega's van kantoor Oegstgeest zitten er nu ook.

Martín Verhoeff en Peter Walter van Zirkzee Groep
Martín Verhoeff (l) en Peter Walter van Zirkzee
Groep.

Corona is aan de ene kant een accelerator geweest voor het snelle schakelen en inspelen op (markt) omstandigheden. “Onze mensen pakken de veranderingen goed op”, zegt Peter Walter, partner. Aan de andere kant is het idee van het hoofdkantoor in Noordwijk als 'Zirkzee-clubhuis' door de pandemie wat op de achtergrond geraakt. ''Want dat is na corona de belangrijkste functie van het kantoor, een plek waar men elkaar ontmoet voor ideeënvorming, innovatie, samenwerking en uitwisseling van informatie'', aldus Martín Verhoeff, partner.

Proces dat moet gedijen

Ze zijn nog maar kort begonnen met activiteitgericht werken. Het is een proces dat moet gedijen. Wat is het streven? Verhoeff: ''Dat we vanaf dag één als we met een klant bezig zijn, goed met elkaar communiceren, betrokken zijn, samenwerken en kennis ontwikkelen, voor de beste oplossing voor de klant. De disciplines moeten elkaar versterken. Dat moet het werk ook leuker en uitdagender maken.'' Kortom, een formule I-team voor de beste dienstverlening aan de klant.

Stimuleren en borgen

En hoe stimuleer en borg je deze manier van werken? Verhoeff: ''Plan goed, denk van tevoren na over de plek of plekken waar je iedere dag weer met wie en waarom gaat zitten. Met trainingen als kennissessies en het bespreken van klantcasussen, leren we elkaar ook beter kennen, stimuleren we nieuwe ideeën en houden we verbinding met elkaar. Zo komt het nieuwe werken in het dna van de organisatie. Geef verder iedereen in deze verandering ook de ruimte om zelf te ontdekken, ga niet te veel opleggen.''

Waarbij hij nog opmerkt dat de jongeren die vanuit de schoolbanken de arbeidsmarkt op komen, al niet beter weten dan zo te werken. ''Die hoef je niet in een kamertje te stoppen.''

De organisatie 'in dwarrelen'

Volgens Pierre Buijs van Creovate, het bedrijf dat Zirkzee heeft geholpen met het nieuwe werken, moet zo'n concept 'langzaamaan de organisatie in dwarrelen'. ''Je wil dat er een dialoog ontstaat en een klankbord, met een goede afspiegeling van de medewerkers, is daar een uitstekend platform voor. We zijn al een paar maanden bezig voordat je de mensen in een bedrijf wat gedetailleerder gaat infomeren en je het concept gaat uitrollen. Je moet de mensen echt meenemen in dit proces en telkens weer opnieuw vertellen wat de gedachte is achter activiteitgericht werken en hoe dat in de praktijk zijn beslag krijgt. Dat betekent dat je van A tot Z over allerlei zaken in je organisatie moet nadenken. Hoeveel werkplekken wil je hebben? Hoe richt je de ruimtes van je kantoorgebouw in? Zullen bepaalde processen zich wijzigen? Noem maar op.''

Duurzaamheid

Een diverse klankbordgroep heeft, net zoals bij Scab, een belangrijke rol gespeeld bij het omarmen van de veranderingen. In samenspraak met collega's en het MT is er gepraat over de nieuwe werkomgeving, duurzaamheid, spelregels en faciliteiten voor een activity based werkomgeving. Verhoeff: ''Duurzaamheid was voor de klankbordgroep en collega's een belangrijk punt. Met het uitrollen van activiteitgericht werken is er zoveel mogelijk circulair gewerkt. Wat kan er worden hergebruikt? Hoe kunnen we het bestaande pand, dat al een regionale nominatie had voor duurzaamheid, zo inrichten dat er zo min mogelijk verbouwd moet worden? Hoe besparen we op energie? De puntjes gingen op de i.''

Grootste uitdaging

'We zijn met onze leveranciers naar SRA gegaan om te laten zien wat we voor ogen hadden en om ervaringen uit te wisselen.'

Gevraagd naar de grootste uitdaging van het nieuwe werken, zegt Verhoeff onmiddellijk: ''De hardware en dat het allemaal met elkaar praat. Het is een uitdaging om je leveranciers te laten inzien hoe je wilt gaan werken en welke apparatuur daarvoor nodig is.'' Walter: ''We zijn eerder daarom met onze leveranciers naar SRA gegaan om te laten zien wat we voor ogen hadden en om ervaringen uit te wisselen. Het verdere verloop ging met vallen en opstaan. Het werkt steeds beter, maar we zijn er nog niet.''

Proces goed bewaken

Net uit de startblokken en klaar voor de sprint, dient het verdere proces van het activiteitgericht werken goed bewaakt te worden, benadrukt Walter. Daarin hebben de medewerkers en vooral ook het management een grote rol. En het management mag zich dan ook best kwetsbaar opstellen.

Walter: ''Het was voor mij ook even wennen. Ik kwam ook uit zo'n kamertje. Maar we zien dat er hier in korte tijd al een andere dynamiek is ontstaan, we krijgen hier allemaal voordeel van. Dat moeten we als management ook blijven uitdragen, daar moet je je wel bewust van zijn. Communicatie moet een grote rol blijven spelen. We zijn pas net begonnen.''

Lessen die geleerd worden

Buijs beaamt dat de boodschap achter het nieuwe werken telkens moet worden herhaald. Dat is een belangrijke. ''Bij het begin en nadien bij de evaluatie van het nieuwe werken zijn er lessen die geleerd kunnen worden. De klankbordgroep en het MT – ik raad ook altijd een stuurgroep aan die het project trekt – moeten dat met open vizier bespreken en vervolgens aan medewerkers communiceren. Herhaal dat telkens. Want het activiteitgericht werken is simpel gezegd een rekensommetje waar we allemaal beter van worden.''

Vragen / afspraak maken

Heeft u vragen over activiteitgericht werken? Wilt u hulp bij het implementeren ervan binnen uw kantoor? Neem dan contact op met een van onze experts en plan geheel kosteloos een afspraak voor een online intake of meld u aan voor een van de gratis inspiratiesessies.

E agw@sra.nl
T 030 6566060

SRA.nl maakt gebruik van cookies. Klik hier voor meer informatie.

Cookies accepteren