Thuis in uw branche

Hybride werken: zo doe je dat!

Expert aan het woord: Pierre Buijs

Pierre Buijs
Pierre Buijs van Cre|ovate

Pierre Buijs ontwerpt en implementeert activiteitgerichte werkconcepten voor organisaties, gericht op intensiveren van samenwerking, beweeglijkheid en kennisdeling. Hij heeft onder meer JAN© Accountants & Adviseurs, De Zirkzee Groep én SRA geholpen bij het implementeren van activiteitgericht werken in de organisatie. Op deze pagina gaat hij in op deze drie praktijkcases.

Inmiddels is duidelijk dat thuiswerken in een bepaalde vorm een vast onderdeel van ons kenniswerk gaat zijn. Het kantoor blijft de sociale basis, flexibel, gericht op samenwerking en wordt aangevuld met nieuwe mogelijkheden. Hiermee ontstaat een hybride werkvorm.

Veel ondernemingen zijn bezig met voorbereiding van het flexibiliseren van hun manier van werken. ICT is veelal flexibel ingericht en documentenbeheer is gedigitaliseerd, voorwaarden om plaatsonafhankelijk te werken. Opgave is om de werkstijl herijken: wat doen we waar en wanneer? Daar worden nieuwe werkafspraken voor gemaakt en de manier van leidinggeven wordt erop aangesloten. De thuisplek wordt opgewaardeerd en het kantoor maken we inspirerend en communicatiegericht.

Activiteitgericht werken is de infrastructuur voor flexibel organiseren

Even terug in de tijd. Februari 2020. We zijn aan de slag bij 3 organisaties met projecten voor het implementeren van activiteitgericht werken in verschillende stadia. Hun keuze om met ons in zee te gaan was gebaseerd op de overtuiging dat dit werkconcept interne mobiliteit en beweeglijkheid creëert en daarmee een instrument voor het aanjagen van de onderlinge samenwerking en kruisbestuiving. Covid 19 leek vooralsnog alleen een rimpel in het water.

JAN© Accountants: we hebben allemaal gezien dat het anders kan

JAN© Accountants & Adviseurs met kantoren in Noord- en Zuid-Holland gebruikt eind 2016 een huisvestingsprobleem bij een van haar vestigingen om een organisatorische uitdaging te onderzoeken: kan een nieuwe werkstijl behulpzaam zijn om de dienstverlening aan de klant te verbeteren? Er is felle concurrentie in de branche, idem in de arbeidsmarkt, en dus noodzaak om expertise te bundelen en om klantgerichtheid te versterken.

Jan AccountantsEen SRA-masterclass over de toegevoegde waarde van een activiteitgerichte manier van werken verduidelijkt hoe dit mechanisme werkt. JAN© besluit een pilotproject aan te gaan voor haar vestiging in Weesp. We gaan met een medewerkers delegatie aan de slag om de ambities van JAN te concretiseren en het werkconcept in te kleuren. Dat betekent samen boetseren aan de functionaliteit en het sfeerbeeld van de werkomgeving, gedragsafspraken formuleren, informatie digitaliseren, papier elimineren en een gebruikersgids uitwerken. In die volgorde.

De 40 koppige vestiging betrekt een gezamenlijke verdiepingsvloer, met fraai uitzicht op de Vecht inclusief een werkplaza en een buitenterras. Het werkconcept slaat uitermate goed aan en na evaluatie besluit JAN om het stapsgewijs in te voeren op alle vestigingen. Locatie Valkenburg (ZH) volgt als eerste in 2018 waarna het de beurt is aan de hoofdvestiging Schiphol-Rijk. En dan, 12 maart 2020, Covid 19 blijkt een echte pandemie en we worden met zijn allen verzocht thuis te werken. Voor JAN© blijkt het geen  probleem, want we hebben allemaal gezien dat het gewoon ook anders kan.

SRA: werken in een Cool Office

Accountantsvereniging SRA verenigt 375 accounts- en advieskantoren en wordt in de loop van 2018 met grote veranderingen in de regelgeving geconfronteerd. Kennisdeling en samenwerking moeten worden aangejaagd om verder te innoveren en door te kunnen groeien. Ook is er behoefte aan professionalisering van het conferentiecentrum.

De bestaande werkomgeving in Nieuwegein is versnipperd, statisch en staat optimaliseren van interne samenwerking en verdere groei van de organisatie in de weg. Gekozen wordt voor invoering van activiteitgericht werken. We gaan met een kernteam en een medewerkers-klankbordgroep aan de slag om een nieuwe werkstijl en werkomgeving uit te werken. Focus wordt het verbeteren van de manier van samenwerken: beweeglijkheid vergroten, aanjagen van interne kruisbestuiving en versterken van innovatievermogen.

Om de afdelingsbarrières te elimineren adviseren we SRA de werkorganisatie te concentreren op 1 gezamenlijke verdiepingsvloer, om medewerkers mobiel te laten werken rondom een inspirerende, informele werkplaza met keuzevrijheid voor eenieder. In het nabijgelegen De Meern wordt het advies geëffectueerd en gaan we medio 2019 aan de slag. Ook mogen we voor de bovengelegen verdieping een volwaardig conferentie- en trainingscentrum ontwerpen en realiseren.

Om het activitybased werkconcept met plaatsonafhankelijk werken in te kunnen voeren is digitaal werken voorwaardelijk, dus digitaal archiveren en papierloos werken. De klankbordgroep legt de gezamenlijk ontwikkelde principes van het werkconcept vast in een aantrekkelijke en complete werkstijlgids. Ook het ICT-gereedschap wordt afgestemd op activiteitgericht werken met een volledig draadloos netwerk, met laptops en smartphones voor de medewerkers.

De uitermate proactieve klankbordgroep wordt het kenniscentrum voor de hele organisatie en we verleiden iedereen om deel te nemen aan interactieve dialoogsessies rondom de invoering van het concept. Eind januari 2020 wordt met een wervelende happening het nieuwe kantoor in gebruik genomen. En jawel, 12 maart 2020, de thuiswerkverplichting door Covid 19 blijkt ook voor de plaatsonafhankelijke werkorganisatie van SRA, buiten het uitbreiden van de servercapaciteit, geen probleem!

Zirkzee: het kantoor als inspirerend clubhuis

De Zirkzee Groep, financiële en fiscale adviseurs met vestigingen in Oegstgeest, Noordwijk en Gouda besluit in het voorjaar van 2020 om de werkstijl te moderniseren en de vestigingen in elkaar te voegen. Samen slimmer, sterker en veelzijdiger zijn, intensiever kennisdelen en beter samenwerken.

Een bijzondere adviesorganisatie met een eigen kijk op hun vakgebied en waar ook thema’s als vitaliteit en duurzaamheid met hoofdletters worden geschreven. De keuze om kantoor te houden in het extreem duurzame en transparante SBIC gebouw In Noordwijk met zijn sedum-dak en vloerverwarming etaleert die opvattingen. Hun ambities worden door Corona zwaar op de proef gesteld. De overpeinzingen en vraagstelling zijn meervoudig:

  • we willen onze manier van werken moderniseren en uniform maken;
  • we willen een interessante werkgever zijn in een overspannen arbeidsmarkt;
  • we hebben vestigingen met verschillende werkculturen;
  • we zijn in een nieuwe, onzekere tijd beland;
  • we weten niet hoe de economie zich gaat ontwikkelen;
  • het is onzeker hoe onze bedrijfstak en onze eigen bedrijfsvoering zich kan handhaven;
  • onze automatisering is statisch en laat niet veel flexibiliteit toe;
  • hoe kunnen we in de huidige crisisperiode ons werk blijven doen werken;
  • hoe integreren we vitaliteit en duurzaamheid in de ontwikkeling;
  • we willen alle vestigingen einde 2020 samenvoegen;
  • hoe kunnen we slim budgetteren gegeven alle onzekerheden;
  • hoe gaat de nieuwe werkelijkheid er uitzien en kunnen we daarop voorsorteren? 

Zirkzee GroepDaar zijn we samen eens goed voor gaan zitten. Is het daadwerkelijk voorstelbaar dat activiteitgericht werken op al deze vragen antwoord kan geven? Dat moet natuurlijk wel even binnenkomen, zelfs bij de snelle denkers in het managementteam. Maar het komt binnen, het wordt omarmd en het wordt verrijkt. We kunnen Zirkzee overtuigen dat met een integrale aanpak de stap gezet kan worden. Door ambities te spiegelen aan gewenst gedrag en leiderschap en cultuur en door de fysieke en digitale omgeving hierop af te stemmen ontstaat een nieuwe balans.

Geen rocketscience maar uitgangspunten benoemen en eisen vastleggen. In onze dialoog over de nieuwe werkelijkheid beredeneren we dat het binden van talent in verband kan worden gebracht met beheersing over werk en privé. Dat productief werken vanuit thuis een basisoptie mag zijn voor iedereen. En dat het sociale aspect van het kantoor een driver gaat zijn voor optimalisatie van de samenwerking. Het kantoor als inspirerend clubhuis waar we graag naar toe gaan om elkaar te zien en om samen slimmer te zijn. Een hybride werkvorm derhalve met activiteitgericht werken als infrastructuur.

Onze participatieve aanpak, samen met de medewerkers nadenken en organiseren hoe we zullen gaan werken, zorgt als vanzelf voor samensmelting van vestigingsculturen. Zirkzee regelt een hippe en eigentijdse communicatie zodat iedereen wordt meegenomen in het traject. We adviseren om invoering van mobiele en draadloze technologie voor te trekken zodat de medewerkers in de thuissituatie over een volwaardige ICT werkplek beschikken.

De werkomgeving op de 2e verdieping van het SBIC gebouw in Noordwijk maken we met enkele doorbraken tot 1 gezamenlijke werkvloer inclusief een informeel, multifunctioneel werkcafé. Nagenoeg alle bureaus, vergadertafels, plantenbakken en lage kasten worden hergebruikt en ergonomische zit-sta werkplekken toegevoegd. Zo wordt met met minimale kosten een maximaal resultaat gerealiseerd: het eerste hybride werkconcept in Nederland!

Over Pierre Buijs

Pierre BuijsPierre Buijs linkedin van Cre|ovate ontwerpt en implementeert activiteitgerichte werkconcepten voor toekomstgerichte organisaties, gericht op intensiveren van samenwerking, beweeglijkheid en kennisdeling. Aan het werk in plaats van naar het werk: je kiest de plek die past bij je activiteit. Kernwoorden zijn keuzevrijheid, zelforganisatie, kennisdeling en inspiratie.

SRA.nl maakt gebruik van cookies. Klik hier voor meer informatie.

Cookies accepteren