"Ik help onze kantoren graag te voldoen aan de gestelde IT-eisen"

In de praktijk zien we bij kantoren dat veel IT-zaken toch nog niet helemaal goed geregeld zijn. Zijn de IT-contracten op orde? Zijn er goede afspraken gemaakt? Soms wordt gedacht dat een IT-leverancier bepaalde zaken heeft geregeld, maar blijkt dit niet zo te zijn. En wat als je naar een andere IT-leverancier wil overstappen? Heb je een goede exit-strategie? Maar ook: hoe ga je om met persoonsgegevens? Of met AI (kunstmatige intelligentie)? 

Het regelen van een goede, veilige IT-omgeving kost tijd en geld. Toch blijkt vaak dat er veel geld bespaard kan worden als er andere keuzes worden gemaakt. Ik krijg er energie van als ik een kantoor echt kan bijstaan in het maken van de juiste keuzes.

Wat zien we aan trends en ontwikkelingen?

De impact van technologie en digitaliseren is door de AFM benoemd als een van de prioriteiten in het toezicht op de accountancysector. Het steeds verder digitaliseren van werkprocessen blijft een aandachtspunt. Hoe richt je de systemen op een goede, veilige manier in? Een ander thema is data. Data kan voor veel doeleinden worden gebruikt, maar voor het opslaan hiervan heb je een goede, veilige IT-infrastructuur nodig. Informatiebeveiliging, cybersecurity en privacy van gegevens zijn hierbij erg belangrijk. Om de digitale weerbaarheid van onze kantoren te vergroten, is het van belang dat de juiste maatregelen worden getroffen. Om nog maar te zwijgen van de impact van AI.

Wat zien we bij de IT-leveranciers?

Naast de vele fusies en overnames in de markt zien we dat de overgang naar de cloud al jaren een belangrijk thema is. Hoewel online/cloud inmiddels de norm is en in principe on-premise software niet meer wordt doorontwikkeld, zijn er nog wel enkele oplossingen waarvoor nog geen volledig online alternatief beschikbaar is.

Onze kantoren komen - zij het langzaam - in beweging om hun IT-landschap te vernieuwen. Maar hoe pak je dit aan? En waar moet je allemaal aan denken? Ik ondersteun onze kantoren hier graag bij. Implementatie van software doen we niet. Deze kennis en expertise ligt echt bij de leverancier. 

SRA IT-onderzoek

Door ons IT-onderzoek weten we met welke vraagstukken onze kantoren worstelen. Sinds 2009 wordt eens per twee jaar een vragenlijst van meer dan 100 vragen bij onze kantoren uitgezet. Omdat bijna de helft van de SRA-kantoren aan het onderzoek meedoet, weten wij precies wat er bij onze kantoren speelt. De ontwikkeling van de kantoren matchen wij met de algemene ontwikkelingen en die van de IT-leveranciers. Op deze manier kunnen wij goed inspelen op de behoefte van onze leden.

Het IT-onderzoek geeft inzicht in hoe de IT is georganiseerd binnen de kantoren, welke software door het kantoor zelf wordt gebruikt en welke software wordt gebruikt in de dienstverlening aan klanten. Daarnaast geeft het inzicht in de belangrijkste uitdagingen op IT-gebied van de kantoren.

IT-kosten zijn onderdeel van het IT-kostenonderzoek.

Aanschaf nieuwe software

Doordat we weten hoe de markt verdeeld is, wat de opkomende en afnemende partijen zijn en welke software door de kantoren worden gebruikt, kunnen wij kantoren goed adviseren bij het aanschaffen van nieuwe software. Door ook de kantoren met elkaar in contact te brengen, kan de ervaring uit de praktijk onderling worden besproken. Dit is zeer waardevol bij het maken van keuzes op IT-gebied.

Sparren over uw IT-strategie

Het maken van goede keuzes om te komen tot een toekomstbestendige IT-omgeving is lastig. Het IT-landschap wordt steeds complexer en de hoeveelheid aan onderwerpen is enorm. Sparren met een onafhankelijke, objectieve IT-deskundige die weet wat er speelt in de accountancybranche en wat de ontwikkelingen zijn bij de IT-leveranciers, helpt hierbij. We sparren over vergelijkbare situaties en denken na over de stip aan de horizon. Waar willen we naartoe en hoe komen we daar? En waar willen we over een paar jaar staan? De behoeften worden in kaart gebracht en we denken na over de te maken keuzes. Ik vind deze sessies erg waardevol. 

AVG

Wat moet je vastleggen en bewaren? Zijn alle rechten en plichten richting klanten, leveranciers en personeel geborgd? De aanzet voor de privacy wetgeving is gemaakt in 2018, maar het proces is nooit afgemaakt. Het veilig opslaan van je data is erg belangrijk. Een deel van deze data bestaat uit persoonsgegevens. Maar wat precies onder persoonsgegevens valt, is niet altijd even duidelijk. De IT-omgeving moet dus goed op orde zijn, maar ook voor de medewerkers moet het belang van een veilige IT-omgeving helder zijn.

Met de nieuwste ontwikkelingen komt er weer veel op ons af. Denk aan AI. Pas je dit wel of niet toe op klantdata? En hoe werkt dit als het gaat om persoonsgegevens? Ik volg de ontwikkelingen op de voet en ondersteun onze kantoren hier graag bij.

Contractscreening

Een overeenkomst met een IT-leverancier sluiten we niet dagelijks af. Hier moet goed over worden nagedacht en er zijn veel zaken waarmee rekening moet worden gehouden. Voor onze kantoren kunnen wij een uitvraag doen bij verschillende leveranciers. Na het maken van een selectie gaan we met elkaar in gesprek. We bespreken het voorstel en kijken onder andere naar de impact voor het kantoor, de opbouw van de prijs en de voorwaarden. Ook kunnen we alleen het contract screenen en bij het kantoor aangeven wat de aandachtspunten zijn. Onze ervaring leert dat het kijken naar alternatieven soms enorm veel geld kan besparen.

Cybersecurity

Cybersecurity is voor accountantskantoren op dit moment de grootste uitdaging op IT-gebied. Het aantal kantoren dat is getroffen door bijvoorbeeld ransomware is de afgelopen jaren verdubbeld. Alle data moet niet alleen veilig worden opgeslagen, maar ook over het delen van data moet goed worden nagedacht. 

Er is een aantal basismaatregelen die vaak nog niet op orde zijn. Daarnaast worden er oplossingen aangeboden die zorgen voor de aanschaf van tools en hulpmiddelen die leiden tot schijnveiligheid. Met onafhankelijk en objectief advies helpt SRA kantoren cyberweerbaar te maken en daarmee tijd, geld en energie te besparen.

IT-bijeenkomsten

SRA vindt het belangrijk IT-ontwikkelingen te signaleren, volgen en duiden. Om onze kantoren over de trends en ontwikkelingen te infomeren, organiseren wij verschillende IT-kringen. Tijdens de pragmatische kringen worden actuele onderwerpen behandeld en wordt kennis, onder andere vanuit de benchmark van het IT-onderzoek, gedeeld. Ook hier zien we weer dat het met elkaar sparren erg waardevol is. De kringen zijn zeker niet technisch en worden ook niet alleen door IT-mensen bijgewoond. Beleid en aanverwante zaken komen ook aan bod. 

Tot slot

Iets veranderen in de software? Begin tijdig. Bedenk in het voorjaar wat er in het najaar op je af komt. Wat is een handig moment voor implementatie? Ik help onze kantoren graag, ook bij andere IT-vraagstukken.

Contact

Meer weten? Neem gerust contact met mij op.

Tony van Oorschot
IT-adviseur
T 030 656 60 60
E tvanoorschot@sra.nl