AFM spreekt op SRA-Intervisiebijeenkomst Kwaliteit

Een aantal sprekers van SRA gaf informatie en nadere toelichting over de stand van zaken betreft kwaliteit, de visie van SRA voor haar leden en de handvatten die SRA heeft ontwikkeld om leden te ondersteunen bij het leveren van een optimale kwaliteit.

SRA en kwaliteit

Paul Dinkgreve, bestuursvoorzitter van SRA, praatte de aanwezige leden bij over de actuele stand van zaken en de visie van SRA op kwaliteit. Dinkgreve gaf aan dat SRA voor kwaliteit staat. "SRA-kantoren kiezen bij hun lidmaatschap ook bewust voor die kwaliteit. Zij moeten presteren volgens een bepaald kwaliteitsniveau en werken met een kwaliteitsmanagementsysteem, gericht op de volledige dienstverlening. Dat is voorwaarde voor lidmaatschap en wordt getoetst tijdens de ballotage." Na het verkregen lidmaatschap blijft de vaktechnische kwaliteit periodiek getoetst. Zowel de beroepsorganisatie NBA als toezichthouder AFM steunen op de toetsingsresultaten van de onafhankelijke SRA Reviewcommissie.

Op basis van wat stakeholders van ons als SRA-accountantsorganisaties mogen en kunnen verwachten, staan naast de vaktechnische kwaliteit ook de kwaliteitsindicatoren cultuur en gedrag centraal in periodieke metingen; vertrekpunt voor kwaliteitsverbetering. Dinkgreve: "Op deze wijze kunnen we als vereniging vanuit een getoetst aanvaardbaar kwaliteitsniveau bouwen aan vertrouwen. Dit is ons kwaliteitskeurmerk. SRA wil geen categorie 3 of 4 meer in haar ledenbestand. En we zijn hard op weg dit te realiseren. Uit onze laatste toets bleek dat er geen categorie 4 meer voorkwam." Betreft de stip op de horizon is Dinkgreve duidelijk: "Accountants zijn noodzakelijk in het economisch verkeer. Wij zijn ervoor om betrouwbaarheid, zekerheid en geloofwaardigheid toe te voegen. En dat zullen we de komende maanden bij de nieuwe woordvoerders van de politieke partijen in het land weer duidelijk maken."

Wat toetst de AFM?

Barbara Majoor van de AFM stond stil bij gedrag en cultuur, het belang hiervan, hoe kun je dit concreet maken en hoe de AFM hier naar kijkt. Het is voor AFM belangrijk dit te duiden gezien de resultaten uit het recente onderzoek naar kwaliteit bij de oob-kantoren. "Daar is nog veel werk te doen. En denk niet als niet-oob-kantoor dat het alleen een probleem is van die kantoren. Ik adviseer: blijf twijfelen aan jezelf."

De AFM kijkt in haar toetsing, naast het leveren van vaktechnische kwaliteit, naar een tweetal andere onderwerpen: gedrag en cultuur en de beheersing. "Het begint met uw eigen visie: waar wilt u naar toe met kwaliteit: kwaliteit voor de klant, de stakeholder en de kwaliteit in het publiek belang. En dat start met het meten waar u nu staat."

Vervolgens kijkt de AFM naar: wordt er bijgestuurd en hoe, worden er kwaliteitsinitiatieven geïnitieerd om de kwaliteit te verbeteren en worden er maatregelen genomen. Majoor: "Dit kan bijvoorbeeld aan de hand van een oorzaakanalyse: waarom ging in het in bepaalde cases en dossiers mis. Én waarom ging het in bepaalde dossiers juist goed. Wat kun je hieruit leren en hoe ga je verbeteringen structureel doorvoeren. Dat kan alleen maar met de juiste cultuur: willen leren van elkaar en willen veranderen. Dat lukt niet alleen met het opstellen van een gedragscode binnen de organisatie. Maak het thema kwaliteit levend binnen uw organisatie. En dat is niet alleen de taak van de compliance officer. Deze moet full worden gesupport door het bestuur."

AFM vindt niet één type cultuur wenselijk. Elke organisatie heeft zijn eigen cultuur. Maar je kunt cultuur, gedrag, wel veranderen. "Dat kan door goed gedrag te belonen of bijvoorbeeld door het gedrag te veranderen door continue monitoring op vastgelegde procedures. Het kan allemaal leiden tot kwaliteitsverbetering. Wij kijken of en hoe u dit aanpakt."

De AFM kijkt ook naar de 'toon aan de top', wat straalt het bestuur uit, welke boodschap geven zij mee? "Valkuil daarbij is: geef geen mixed-signals. Doe zelf als bestuur ook wat je intern als richtlijn meegeeft. We kijken daarbij ook naar uw beoordelings- en beloningssysteem: wordt, en zo ja hoe, kwaliteit in uw organisatie beoordeelt en beloont?" aldus Majoor.

Praktijkcase

Roland Ogink, voorzitter van de werkgroep niet-oob-accountantsorganisaties, sluit hierbij aan. Bij Jong en Laan is hij verantwoordelijk voor het realiseren van optimale kwaliteit. Met deze pet op vertelt Ogink over de uitdagingen waar zijn kantoor tegenaan loopt: vertelt hoe zij daar te werk gaan, de visie en het plan van aanpak. "Belangrijk is om de doelstellingen goed voor ogen te houden. Het blijkt best moeilijk om na het meten van de cultuur en kwaliteit het kwaliteitsverbeterproces in de volgende fase te brengen. Hoe ga je met de resultaten daadwerkelijk aan de slag. Ook het niet-oob segment moet en kan veel beter. Daarbij moeten we elkaar wel helpen met het vormen van een positieve beeldvorming naar buiten toe."

Cultuurscan: handvat voor het meten van gedrag en cultuur

Wilma Hosang, medeverantwoordelijk voor de SRA Cultuurscan, geeft eerst een beknopte samenvatting van de resultaten uit de 0-meting. "De uitdaging is: hoe nu verder? Hoe gaat u uw kwaliteit monitoren? Hoe moet u verslagleggen? De plan-do-check-act cirkel. Ideeën hierover zijn zeker welkom. De vervolgfase, hebben uw stappen in het bevorderen van een cultuurverandering ten aanzien van kwaliteit binnen uw organisatie tot resultaten geleid, kan worden gemonitord in de 1-meting. De uitkomsten van de 1-meting zijn goed vergelijkbaar met de 0-meting waardoor benchmarking zeer goed mogelijk is. Er zijn wel wat vragen aan toegevoegd, maar er zeker sprake van een duidelijke monitoring zodat u weet waar u nu staat." De 1-meting wordt uitgevoerd vanaf november 2017. Ook de 0-meting is nog mogelijk.

Vaktechnische handvatten

René Rademakers van SRA Bureau Vaktechniek. Hij dringt aan op om het SRA-Leerdocument te lezen dat is gemaakt naar aanleiding van het laatste AFM-rapport. "Dit Leerdocument gaat over waar u als bestuur van accountantsorganisaties bewust van moet zijn bij het werken aan de drie pijlers interne beheersing, gedrag en cultuur en intern toezicht."

Ter ondersteuning hierbij heeft SRA voor u voor handen: de praktijkhandreikingen die steeds praktijkgerichter worden en de werkprogramma's. Rademakers: "Ondanks alle SRA-guidance laten de AFM-onderzoeken nog niet direct een duidelijke verbetering zien. De kaders zijn duidelijk. Waar schuurt dan het nog in de praktijk? Er is soms te weinig kennis en ervaring bij medewerkers, er is een tekort aan medewerkers, wettelijke controle wordt bij de kleine kantoren soms gezien als belasting, de toon aan de top, continue moeten blijven verbeteren en de cultuur binnen kantoren lijken van invloed." Paul Dinkgreve reageert hierop met de opmerking dat eigenlijk de echte problemen op de werkvloer heel basaal zijn. "En het heeft ook met het tekort aan personeel te maken."

Het grijze gebied in de Standaarden

Vraag uit de zaal: "SRA wil geen categorie 3 en 4 kantoren meer. Wat zegt dat over de doelstelling van SRA?" Paul: "Wij streven naar de stip aan de horizon: geen onvoldoendes scoren. Maar dat moet wel met haalbare stappen. De vraag aan de AFM is dan ook: moet de kwaliteit voldoen aan een dikke 2 of is een dunne 1 ook voldoende?" Majoor: "De AFM hanteert de norm voldoende - onvoldoende en geen categorie 1-4. Voldoende is in overeenstemming met de Standaarden. De AFM meet ten eerste of de dossiers vaktechnisch in orde zijn. Dat streef je in het publiek belang na. Maar ook is er een onderzoekstraject gestart naar de manier waarop de sector werkt aan kwaliteit. Wat zijn de plannen en vervolgens: hoe zit het met de implementatie en monitoring?"

Paul: "Er is nog steeds een grijs gebied in het meten van de kwaliteit. Maar de communicatie vanuit de AFM naar buiten toe is zwart-wit. Het is goed of het is slecht, de nuance hierbij missen wij." Majoor: "De norm zijn de Standaarden. Daar is geen discussie over. Er is blijkbaar wel een discussie over de interpretatie van de Standaarden. De vraag is of dat te maken heeft met het feit of de Standaarden interpretabel zijn of dat er onduidelijkheid is op de werkvloer. Daar moeten jullie intern goed over praten." Dinkgreve rondt af met de opmerking dat SRA dit issue ook met de AFM graag goed wil doorspreken én het nog eens wil hebben over de manier waarop er naar buiten toe wordt gecommuniceerd.