Interview Wwft-audit 0-meting: De Wwft-audit in de praktijk

Kennis van de mkb-praktijk

RSW is een middelgroot accountantskantoor met vestigingen in Helmond, Deurne en Someren en telt bijna zeventig professionals. Het kantoor werkt vooral voor mkb-ondernemers in de regio, maar krijgt via het INPACT-netwerk ook te maken met internationale structuren. Juist die combinatie maakt naleving van de Wwft soms complex, vertelt Goossens-Aarts.

"Voor ons is de Wwft-audit een wettelijke verplichting, maar vooral ook een kans om scherp te krijgen waar we staan en wat we slimmer kunnen organiseren. De 0-meting leverde concrete bevindingen op waar we direct mee aan de slag konden."

De Wwft-audit: geen theoretische exercitie maar aansluitend op onze dagelijkse praktijk.

Een voorbeeld is de manier waarop RSW FIU-meldingen afstemt. "We hebben nu formeel vastgelegd dat we meldingen altijd met minimaal twee personen bespreken. In principe doe ik dat met onze externe compliance officer, maar als die niet beschikbaar is, stem ik intern af met een andere collega. Zo blijft de Wwft-audit geen theoretische exercitie, maar sluit die aan op onze dagelijkse praktijk."

Praktisch en coachend

De Wwft-audit start met een vrijblijvend intakegesprek. Daarin bespreek je samen de scope van de audit en de specifieke aandachtspunten van je kantoor. Vervolgens ontvang je het werkprogramma, vul je de vragenlijsten in en verzamel je de benodigde documentatie. Die voorbereiding kost tijd, maar betaalt zich later terug, weet Goossens-Aarts.

De auditor was net zo goed voorbereid als wij en stond open voor hoor en wederhoor. Dat gaf vertrouwen.

"Wij hebben die voorbereiding serieus aangepakt. Daardoor verliepen de auditgesprekken op kantoor sneller dan gepland en gingen ze meteen de diepte in. De auditor was net zo goed voorbereid als wij en stond open voor hoor en wederhoor. Dat gaf vertrouwen."

Tijdens de gesprekken loopt de Wwft-auditor het werkprogramma door. Daarbij komen onder meer klantacceptatie, dossieropbouw, FIU-meldingen en interne besluitvorming aan bod. De auditor selecteert dossiers en beoordeelt of de werkwijze en vastlegging voldoen aan de Wwft. Wat RSW vooral waardeerde, is de coachende benadering.

"Je krijgt direct praktische tips en voorbeelden. De auditor ziet veel verschillende kantoren en kan, uiteraard zonder namen te noemen, laten zien hoe anderen de onafhankelijke Wwft-auditfunctie hebben ingericht. Dat helpt om processen eenvoudiger en slimmer te maken."

Meer bewustwording in de organisatie

De 0-meting zorgt niet alleen voor betere processen, maar vergroot ook de interne bewustwording, merkt Goossens-Aarts. "De audit helpt om collega’s mee te nemen in het belang van Wwft-naleving."

"De Wwft is niet het primaire vakgebied van accountants en fiscalisten. Dat maakt het soms lastig om iedereen betrokken te houden. De praktische handvatten uit de audit helpen daarbij. We hebben de bevindingen gedeeld binnen de organisatie en merken dat collega’s nog alerter zijn op signalen en meldingen."

Tips voor andere kantoren

Op basis van haar ervaring benadrukt Goossens-Aarts het belang van een goede voorbereiding. Wie vooraf tijd investeert in het verzamelen en aanleveren van informatie, maakt de audit efficiënter en creëert ruimte voor een inhoudelijk gesprek. Het helpt ook om alleen collega’s aan tafel te zetten die in de praktijk met de Wwft werken en de groep die is betrokken bij de Wwft-audit bewust klein te houden.

Daarnaast is openheid richting de Wwft-auditor essentieel. "Laat zien hoe je processen echt zijn ingericht. Dan krijg je gerichte feedback en adviezen waar je meteen iets mee kunt. Zo wordt de Wwft-audit geen verplicht nummer, maar een hulpmiddel om je organisatie verder te versterken."