VDGC over de Wwft-Checkup van SRA: ''Het gaf ons bevestiging én nieuwe inzichten''

VDGC Accountants en Belastingadviseurs in Zeist, met een team van 25 professionals, nam onlangs deel aan de Wwft-Checkup van SRA. Omdat het kantoor al procesgericht werkt, was deze vrijwillige externe toets een logische volgende stap. Het doel: nagaan of het Wwft-proces goed functioneert en volledig up-to-date is. De ervaring van VDGC? Een grondige beoordeling die zowel bevestiging als waardevolle verbeterpunten opleverde. ''We weten dat we veel goed doen en de juiste stappen zetten. Toch is het prettig als er af en toe een externe partij met ons meekijkt. We hebben ons eigen proces ingericht en willen graag bevestiging dat alles voldoet aan de Wwft. Bovendien verandert de wet zelf ook regelmatig, en we willen er zeker van zijn dat we steeds helemaal bij zijn.''

Kwaliteit als uitgangspunt

Bij VDGC staat kwaliteitsbewaking hoog in het vaandel. Het kantoor werkt met procesverantwoordelijken voor de verschillende disciplines, zodat kwaliteit structureel wordt geborgd. Vanuit die kwaliteitsgedachte ontstond ook de wens om het Wwft-proces extern te laten toetsen. ''We hebben geen Wwft-auditplicht, maar we willen het gewoon goed geregeld hebben. De Wwft-Checkup van SRA biedt de mogelijkheid om vrijwillig te toetsen of we op koers liggen.''

De aanleiding was dus niet een incident, maar juist de ambitie om de interne kwaliteitscyclus verder te versterken. ''We hebben al een aantal jaren dezelfde werkwijze. Dan is het goed om te laten toetsen: zijn we nog volledig compliant, of zijn er veranderingen waarop we moeten inspelen?''

Efficiënt en zorgvuldig proces

De voorbereiding op de Wwft-Checkup verliep volgens VDGC soepel. Het kantoor kon documenten veilig en eenvoudig digitaal delen. De Wwft-specialist van SRA had alles al uitgebreid doorgenomen, zodat de bespreking daarna inhoudelijk goed de diepte in ging. ''In de bespreking met de specialist kwam het coachende aspect van de Wwft-Checkup van SRA naar voren en dat hebben we als prettig ervaren. We hebben gezien dat het hele proces van de Checkup zorgvuldig is en goed is geborgd.''

Waardevolle spiegel

De Checkup leverde voor VDGC vooral bevestiging op. De basis van hun Wwft-proces bleek solide. De aanbevelingen richtten zich vooral op actualiteit; het bijwerken van formulieren of het toevoegen van enkele nieuwe vragen. ''Het ging niet om grote tekortkomingen in ons proces, maar om kleine verfijningen. Precies wat we zochten: een bevestiging dat we op de goede weg zijn, met een paar aandachtspunten om het nog beter te maken.''

De Wwft-specialist was volgens VDGC deskundig en kritisch, maar stond ook open voor dialoog. ''Het was een open en eerlijk gesprek, met goede feedback op wat we doen. De specialist was zwartwit waar dat moest, maar nam ook onze uitleg mee. Toen we bijvoorbeeld spraken over identiteitsbewijzen, kwam hij terug met zijn naslagwerk: 'Jullie hebben gelijk'. Die ruimte voor nuance hadden we in het rapport overigens ook graag iets meer willen terugzien. De nadruk lag uiteraard op de verbeterpunten, maar een zinnetje over wat er wél goed gaat had in onze ogen niet misstaan.''

Reflectie en optimalisatie

Voor VDGC was de Wwft-Checkup van SRA niet alleen een kwaliteitsinstrument, maar ook een strategische keuze. Het kantoor wilde toetsen of het eigen proces voldoende robuust was, of dat een overstap naar een andere automatiseringsapplicatie of een andere inrichting van de huidige applicatie toch noodzakelijk zou zijn. ''De Wwft-Checkup gaf ons de bevestiging dat we het proces goed hebben ingericht. Daardoor hoeven we nu niet fors te investeren in nieuwe software en omzettingen bij onze klanten, maar kunnen we verder optimaliseren binnen wat we al hebben. De uitkomsten van de Checkup pakken we actief op. Onze compliance officer heeft op basis van het rapport een concrete actielijst opgesteld die we meenemen in het werkprogramma van ons kwaliteitsteam.''

Aanrader voor collega-kantoren

VDGC zou de Wwft-Checkup van SRA zeker aanbevelen aan andere SRA-kantoren, vooral aan leden met een professioneel kritische houding die bezig zijn met optimalisatie. ''Als je twijfelt of je proces wel goed genoeg is, is dit een snelle en waardevolle manier om daarachter te komen. De Checkup helpt je zowel bij het beperken van risico's als bij het bewuster werken aan kwaliteit. Het is dan wel handig om er collega's bij te betrekken die er verstand van hebben en het proces verder gaan ontwikkelen.''

De Wwft-Checkup heeft VDGC niet alleen inhoudelijk maar ook organisatorisch waardevolle inzichten gegeven. ''We hebben beter zicht op waar een toezichthouder als SRA of het BFT naar kijkt. Daardoor weten we ook beter waar we zelf scherp op moeten zijn. Dat is precies de winst die we hoopten te halen.''