Publieke organisaties zoals Centraal Bureau voor de Statistiek, Belastingdienst, Kamer van Koophandel en ook banken vragen veel gegevens uit van marktpartijen. Zij hechten er groot belang aan om de administratieprocedures die daarvoor vereist zijn, zo efficiënt en eenvoudig mogelijk te laten zijn. De afgelopen jaren is in het kader van Standard Business Reporting veel aandacht besteed aan gestandaardiseerde rapportagemodellen. Deze worden jaarlijks onderhouden en gepresenteerd als Nederlandse Taxonomie en Banken Taxonomie. Op basis van deze taxonomieën definiëren de betrokken overheden en banken specifieke rapportages, zoals opgave- en aangifteberichten.
Uitvraag efficiënter beantwoorden
De inrichting van de bedrijfsprocessen om de noodzakelijke vastleggingen, aggregaties en vertaalslagen voor de juiste rapportages te kunnen maken is vooral aan de bedrijven zelf overgelaten. Om de invloed van uitvragingen op bedrijfsprocessen te kunnen reduceren, hebben diverse partijen waaronder SRA hard gewerkt om een zogenaamd Referentie Grootboek Schema te realiseren en te implementeren. Ook transparantie van de procesgang van vastlegging naar specifieke rapportage is een belangrijke overweging geweest om aan de ontwikkeling van het RGS bij te dragen.
Analyseren en benchmarken
Door de Referentie Grootboek Code al vroeg in het vastleggingsproces te implementeren, kunnen bedrijven en intermediairs die bevraagd worden over de uitvoering en het vaststellen van de beheersing van de rapportage procesgang, met een beperktere inspanning toelichtingen geven. Indien de uitvragende partijen aanvullend op interne beheersing en specifiek toezicht door intermediairs zelfstandig gegevensgerichte onderzoeken willen doen dan helpt de Referentie Grootboek Code om voorgedefinieerde analyses en bedrijfsvergelijkingen te maken.
Vertaalwerk accountant eenvoudiger
Het Referentie Grootboek Schema zorgt er dus voor dat de wenselijke standaardisatie in de bronadministratie plaatsvindt, waardoor het vertaalwerk van de accountant een stuk eenvoudiger wordt. Naarmate steeds meer softwarepakketten het RGS zullen gaan ondersteunen, wordt de uitwisselbaarheid van gegevens ook steeds beter. Ook dit is gunstig voor intermediairs die momenteel binnen hun kantoorpraktijk vaak gegevens van het ene naar het andere systeem moeten transporteren om de noodzakelijke werkzaamheden te kunnen verrichten.
Semantische standaard
Het potentieel van RGS gaat nog een stuk verder als RGS opgenomen wordt in bijvoorbeeld een auditfile of een elektronisch factuurbestand. Een auditfile die de verwijzingen naar het RGS bevat is niet meer slechts een technische standaard, maar ook een semantische standaard. En dat op mutatieniveau. Indien een elektronisch factuurbestand RGS-informatie bevat ligt de administratieve vastlegging (lees: de boekingsgang) van een inkomende of uitgaande factuur al vast en worden gelijksoortige factuurposten telkens op dezelfde manier geboekt. Het grote voordeel hierbij is dat de vergelijkbaarheid van gegevens(vastlegging) binnen en tussen administraties significant toeneemt.
Meer informatie
Het creatieve brein achter het ontwerp van het RGS, Harold Kinds van SRA Bureau Vaktechniek, presenteerde gisteren in Utrecht de visie, uitgangspunten en methodiek van het Referentie Grootboekschema.