Op schema?
De werkgroep niet-oob-accountantsorganisaties heeft in haar vergadering van maart intensief gediscussieerd over het aantal kantoren dat meedoet in de monitor (81%), het aantal kantoren dat op schema ligt (47%) en de totale voortgang van de maatregelen (35%). Wat betekenen deze cijfers voor de beeldvorming die buiten de sector kan ontstaan? Waarom haperen de cijfers?
De discussie ging vooral over de wijze waarop wij (met name natuurlijk) onze leden kunnen ondersteunen c.q. kunnen motiveren om de achterstanden in te lopen. Het is belangrijk dat kantoren zich op bestuursniveau moeten realiseren dat collegialiteit in deze heel erg belangrijk is.
Vooral in de publiciteit zal achterstand in implementatie en niet meedoen aan de Monitor als eerste worden gecommuniceerd. In dat geval betekent dat dat 80% van de niet-oob-kantoren moet lijden onder de 20% achterblijvers. Afgesproken is dat zowel de NBA als SRA het persoonlijke gesprek aangaan met de bestuurders van die kantoren die volgens de Monitor achterlopen.
Kwaliteitsfactoren (5.1)
Inmiddels is de aanvullende set aan kwaliteitsfactoren (maatregel 5.1) goedgekeurd door de diverse gremia. De aanvullende set sluit aan bij NBA-Handreiking 1135 en geeft extra zicht op kwaliteitsfactoren ten aanzien van de input, het proces en de output van de kantoororganisatie. De kantoororganisatie rapporteert daarover in het complianceverslag. Gezien de voorbereiding die kantoororganisaties wellicht moeten plegen, zal de deadline voor implementatie van deze maatregel worden opgeschoven naar oktober 2017. Kantoren rapporteren vervolgens over het jaar 2017 in het complianceverslag dat in 2018 wordt uitgebracht. Op korte termijn zal de NBA een digitale brochure verspreiden en de monitor aanpassen.
Kwaliteitsfactoren t.a.v. de input:
- Het aantal uren en omzet voor het uitvoeren van wettelijke / vrijwillige controleopdrachten ten opzichte van het totaal aantal uren en omzet van de gehele accountantseenheid.
- Het aantal uitgevoerde wettelijke (en vrijwillige) controleopdrachten van de jaarrekening. Veelal geeft dit een indicatie in welke mate een kantoor ervaring heeft met het uitvoeren van controleopdrachten.
- Het aantal wettelijke (en vrijwillige) controleopdrachten van de jaarrekening per externe accountant, alsmede de controle-omzet per externe accountant. Deze informatie kan inzicht geven in de betrokkenheid van de externe accountant, alsmede mogelijke kwetsbaarheid van het kantoor.
- Het aantal uren per medewerker / fte en functiecategorie besteed aan controleopdrachten in totaal. Op deze wijze wordt direct zichtbaar op welke medewerkers kantoren steunen (c.q. van afhankelijk zijn) bij hun assurancepraktijk.
- Gemiddeld aantal uren training en opleiding per medewerker (interne en externe opleidingen).
Kwaliteitsfactoren t.a.v. het proces:
- Het percentage uren van de commissies vaktechniek, (plv.) compliance officer en onafhankelijkheidsfunctionarissen in relatie tot het aantal controle-uren.
- Het aantal uitgevoerde interne en externe consultaties op het gebied van verslaggeving en controle.
- Aantal uitgevoerde OKB’s en andere kwaliteitsreviews (tweede lezing, beperkte OKB) voor afgifte van de verklaring (onderscheid interne en externe), alsmede dit aantal uitgedrukt in een percentage van het aantal wettelijke (en vrijwillige) controles.
- Percentage uren IT-specialisten.
Kwaliteitsfactoren t.a.v. de output:
- Aantal uitgevoerde interne en externe kwaliteitsreviews na afgifte van de controleverklaring, alsmede dit aantal uitgedrukt in een percentage van het totaal aantal afgegeven controleverklaringen en de uitkomsten van deze kwaliteitsreviews (voldoende / onvoldoende).
- Aantal reviews uitgevoerd door Raad voor Toezicht, SRA en AFM en de uitkomsten van deze reviews.
Guidance externe assessor (2.1)
Na vele ingediende vragen over deze maatregel 2.1 bij SRA Bureau Vaktechniek (met name of een lijst bestaat van externe assessoren), heeft de SRA Commissie Kwaliteit Vaktechniek zich gebogen over de vraag hoe SRA kantoren het beste kan ondersteunen. Voor heel veel kantoren, met name de kleinere kantoren met een niet-oob-vergunning, blijkt de invulling rond de ‘externe assessor’ een worsteling te zijn. De maatregel is immers meer een cultuurvraag dan een vaktechnische vraag.
Voor alles is het van belang dat het bestuur van uw kantoor nadenkt wat zij met deze maatregel wil bereiken. Zoekt u iemand die u een kritische spiegel voorhoudt, bijvoorbeeld in de vorm van een onafhankelijke ‘commissaris’? Of wilt u meer begeleiding en op een coachende manier het functioneren van de leiding in de controlepraktijk verbeteren? Afgesproken is dat Bureau Vaktechniek een handreiking samenstelt waarmee u zelf een profielschets kunt maken van deze assessor. Specifiek voor uw kantoor. Op maat. Simpelweg een lijst van assessoren is om die reden dan ook niet praktisch en voldoet niet in voldoende mate als oplossing in de praktijk.
Deadline 1 juli 2017
De NBA-monitor laat zien wat de stand van zaken is van de implementatie van maatregelen In het Publiek belang. Voor 1 juli a.s. staat een aantal deadlines op de rol. Een aantal daarvan heeft te maken met de rapportage over doorgevoerde maatregelen door het bestuur van uw kantoor in het compliance- of transparantieverslag. Te weten:
- Maatregel 1.4 (verankering cultuur in missie, strategie en gedrag en voortgang periodieke toets/cultuurscan)
- Maatregel 2.1 (verslaglegging toets vereisten Wta en Bta, evaluatie functioneren bestuur en equity partners)
- Maatregel 3.1 (toelichting verschil in beloning tussen controlepartners en overige partners)
- Maatregel 3.5 (verslag over bestaan en toepassing van de bad leaverclausule)
- Maatregel 3.6 (verslag over de uitvoering van het beleggingsbeleid)
- Maatregel 8.1 (geven van transparantie over de eigen organisatie en werkwijze, inclusief de uitvoering van de maatregelen In het publiek belang)
Ook de volgende zaken moeten aantoonbaar zijn ingevoerd binnen de kantoororganisatie:
- maatregel 4.1 (de accountant rapporteert (altijd) aan het hoogst relevante toezichtorgaan
- maatregel 4.4 (de accountant rapporteert expliciet over frauderisico’s (COS 240)
- maatregel 5.2 (de accountant overlegt achteraf over de werkzaamheden en bestede uren (nacalculatie))
Nieuw is de uitvoering van maatregel 3.7; De accountantsorganisatie heeft potentiële negatieve prikkels van het eigen systeem van intreed- en uittreedvergoedingen geïnventariseerd.
Na deze inventarisatie heeft uw kantoororganisatie tot 1 januari 2018 de tijd om een eventueel transitieplan op te stellen, waarin wordt beschreven op welke wijze potentiële negatieve prikkels weggenomen kunnen worden.
Bijeenkomst SRA Cultuurscan
Inmiddels hebben meer dan 100 kantoren de SRA-Cultuurscan laten uitvoeren. De uitkomsten daarvan en de uitdagingen die daaruit voortvloeien, willen we graag met zoveel mogelijk SRA-kantoren bespreken. We nodigen u daarvoor graag uit.
Op donderdag 18 mei a.s. (vanaf 15.00 uur, Nieuwegein) kunt u in gesprek gaan met kantoren van vergelijkbare omvang en problematieken. Roland Ogink (de Jong en Laan), bestuurslid SRA en voorzitter van de werkgroep niet-oob-accountantsorganisaties én Henk Kats (Joore), verbonden aan Bureau Vaktechniek spelen hierin een belangrijke rol. Zij delen de visie van SRA over de 53 maatregelen en delen ervaringen vanuit hun eigen praktijk.
De bijeenkomst is kosteloos. Neem zoveel mogelijk betrokken collega’s mee, zodat in brede zin over de verschillende onderwerpen kan worden gespard. Schrijf u nu meteen in.