De Hyarchis Compliance Manager voorzien van SRA-content zorgt dat uw kantoor het proces van klant- en opdrachtacceptatie & -continuatie (waaronder Wwft-aspecten en integriteitsbeoordeling- voor alle assurance- en non-assurance-opdrachten) volledig digitaal kan organiseren. Door gebruik te maken van de intelligente vragenlijsten kunnen alle stappen van het proces worden gedocumenteerd, geautoriseerd en kantoorbreed gemonitord.
De voordelen op een rij:
- Volledige complianceproces kantoorbreed in kaart
- Optimale beheersing van cliënt- en opdrachtacceptatie conform wet- en regelgeving.
- Eenvoudig digitaal monitoren van de integriteit van klanten
- Overzichtelijke vastlegging van groepsstructuren
- Koppeling met CRM-pakketten en UBO-register
In control met SRA-Hyarchis Compliance Manager
Om de kantoren grip te geven op het complianceproces is de Hyarchis Compliance Manager ontwikkeld. Deze workflowtool is aangevuld met uitgebreide SRA-content, waardoor iedere klant- en opdrachtacceptatie & - continuatie aan de eisen uit de wet- en regelgeving (waaronder Wwft) getoetst kan worden. Het bijhouden van lijsten in Word of Exel is niet meer nodig; met de SRA-Hyarchis Compliance Manager wordt het complianceproces integraal gedigitaliseerd en gestroomlijnd.
In de Compliance Manager is de SRA-content digitaal samengevat in slimme vragenformulieren en workflows. De tool geeft direct overzicht in de nog te starten en onderhanden klant- en opdrachtacceptaties en maakt inzichtelijk bij wie de volgende actie ligt. De beslissingsbevoegde personen binnen uw organisatie worden betrokken in het beslisproces en ontvangen tijdig een signaal. Verder kan de integriteit van alle klanten eenvoudig digitaal gemonitord worden. De kwaliteitsbepaler ziet in één oogopslag wat het risicoprofiel van de klantportefeuille is. Het klantbeeld dat uit de klant- en opdrachttoetsing ontstaat, is een uitstekende basis voor de SIRA (Systematische Integriteitsrisicoanalyse).
Groepsstructuren en UBO-register
Met de Compliance Manager kunt u tevens op simpele wijze groepsstructuren vastleggen. Aan een relatie kunnen meerdere aandeelhouders/bestuurders en/of deelnemingen worden toegevoegd. Daarnaast kan worden aangegeven of een aandeelhouder/bestuurder een UBO betreft. Door het invoeren van de gegevens wordt geheel automatisch een schematische weergave van de groep weergegeven. Uit de weergave blijkt ook of er sprake is van een relatie van het kantoor of dat er slechts sprake is van een entiteit.
De Compliane Manager is gekoppeld met het UBO-register. Op basis van het vastgelegde KVK-nummer, kan met één druk op de knop het UBO-uittreksel worden opgehaald. De informatie wordt in een pdf gepresenteerd, welke u eventueel kunt opslaan of afdrukken.
Kantoorspecifieke risicomatrix
Verder is het mogelijk om risico’s in de Compliance Manager vast te leggen op basis van een kantoorspecifieke risicomatrix. Door middel van een voorloopvraag geeft u aan of uw kantoor een SIRA-matrix hanteert. Als dit het geval is kan per (potentiële) cliënt vastgelegd worden welke risico’s en daarbij onderkende scenario’s zich kunnen voordoen. De door uw kantoor opgestelde matrix is hierbij leidend. Vervolgens legt u vast welke beheersingsmaatregelen uw kantoor voorschrijft. Ook is het mogelijk nog niet eerder onderkende risico’s of beheersingsmaatregelen vast te leggen. In dat geval wordt automatisch de beleidsbepaler betrokken in het proces.
Koppeling met CRM-pakketten
Dankzij de koppeling van XCESS, de HCMconnect, kan de Compliance Manager ook aan CRM-applicaties worden gekoppeld. Deze integratie zorgt ervoor dat gegevens van bedrijven en natuurlijke personen vanuit CRM gesynchroniseerd worden en up-to-date blijven in de Compliance Manager. Daarnaast wordt ook statusinformatie over de klantacceptatie teruggestuurd naar CRM en weergegeven op de klantkaart in het CRM-systeem. Hiermee wordt binnen uw CRM-omgeving zichtbaar welke klanten zijn geaccepteerd en welk Wwft- en integriteitsrisicoprofiel (laag, midden of hoog) aan de klant is toegekend.
In combinatie met SRA-werkprogramma's
Als uw kantoor gebruik maakt van de SRA-werkprogramma's, dan weet u dat daarin ook aandacht wordt besteed aan het proces van opdrachtaanvaarding en -continuering. In de Compliance Manager wordt echter veel uitgebreider en diepgaander op dit proces ingegaan. Bovendien wordt de medewerker aan de hand van slimme vragenformulieren en workflows door het gehele proces geleid. Door middel van meldingen en waarschuwingen kunnen acties worden afgedwongen. Daarnaast worden alle mutaties gelogd. Dus ook als u gebruik maakt van de SRA-werkprogramma's heeft de Compliance Manager een grote toegevoegde waarde.
In de werkprogramma's zijn voorloopvragen opgenomen, waarin u kunt aangeven dat u gebruik maakt van de SRA-Hyarchis Compliance Manager. Alle betreffende werkstappen in de werkprogramma's die betrekking hebben op opdrachtaanvaarding en -continuering hoeven dan niet meer worden ingevuld en vervallen automatisch.
Ervaring SRA-kantoor
Wilt u weten wat de ervaringen van ander SRA-kantoor is? Lees de testimonial van WEA Deltaland.