HR-gerelateerde zaken voor uw eigen organisatie in tijden van corona

Denk hierbij aan de bezetting van uw kantoor, faciliteiten kantoorwerk / thuiswerk, verdeling van de uren, psychosociale ondersteuning en een mogelijke Lock down. Tevens vindt u tips en een checklist betreft Werving en selectie.

De bezetting van uw kantoor

Stel vast of het noodzakelijk is om uw kantoor (deels) geopend te houden voor u, uw medewerkers en uw cliënten.

Zo ja:

• Stel een minimale of een maximale bezetting per vestiging/kantoor vast. Let dan onder andere ook op de hygiënemaatregelen en de aan te houden afstand tussen medewerkers.
• Het is wellicht mogelijk om medewerkers te laten rouleren tussen op kantoor aanwezig zijn en thuiswerken. Mogelijk kunt u ook een “ochtendploeg” en “middagploeg” samenstellen.
• Tref voorzorgsmaatregelen voor het aanleveren van administraties / papieren dossiers.
• Check of de aanwezigheid van een bhv-er noodzakelijk is. Dan moet die persoon altijd aanwezig zijn.

Faciliteiten / Thuis aan het werk

1. Arbo-technisch
   Thuiswerken valt in het kader van de arbo-wetgeving onder ‘plaatsonafhankelijke arbeid’ en hiervoor geldt een verlicht arbo-regime. Indien uw medewerkers thuiswerken, dient u als
   werkgever erop toe te zien dat de thuiswerkplek ergonomisch is ingericht. Als dit niet het geval is, dient u als werkgever te zorgen voor de juiste arbeidsmiddelen zoals een ergonomische stoel of bureau. Zie hier nader info over thuiswerken en voor het inrichten van je thuiswerkplek:
   - Prettig en gezond thuiswerken tijdens de corona-uitbraak: een overzicht
   - Zo kunt u gezond thuiswerken
2. Facilitair
   - Tijdelijk meenemen van laptops, desktops, beeldschermen en bureaustoelen door medewerkers. Indien u dit wenst, kunt u dit toestaan. Desgewenst kunt u dit vastleggen in een thuiswerkovereenkomst en gebruikersovereenkomst.
   - Om vanuit huis met elkaar in contact te blijven, te vergaderen en te overleggen, kunt u tools zoals Skype for Business, Microsoft Teams, Zoom etc. aanschaffen/installeren.

Uren

Bepaal hoe u om wenst te gaan met situaties waarin uw medewerkers hun uren niet kunnen maken, bijvoorbeeld door zorgplicht voor kinderen, andere familieleden, etc.

In praktijk blijkt dat momenteel veel SRA-kantoren maximale flexibiliteit ten aanzien van thuiswerken bieden en het spreiden van uren over een dag of weekend.

Als dat voor een bepaalde medewerker niet voldoende is, kunt u denken aan de onderstaande (in willekeurige volgorde) mogelijkheden. Uiteraard dient u hierbij de arbeidsrechtelijke aspecten in acht te nemen.

a) 1 dag betaald calamiteitenverlof
b) TVT uren opnemen
c) Ouderschapsverlof opnemen
d) Verlofdagen kopen
e) Regulier verlof opnemen
f) Ziekte
g) Werktijdverkorting
h) Aparte code opvang kinderen
i) Aparte code voor uitval door corona
j) Op indirect schrijven
k) Kortdurend zorgverlof
l) Langdurend zorgverlof
m) Min-uren noteren

Verder is het aan te raden om:

• Te bekijken of u de productiviteit, het werkaanbod, de eventuele leegloop, de omzet en het betaald krijgen van de omzet voor de komende tijd kunt inschatten/vaststellen.
  Wij adviseren u om hier met uw medewerkers open over te communiceren: dit geeft vertrouwen en biedt houvast.
• Alvast na te denken over of desgewenst al een interne functionaris te benoemen die zich bezig gaat houden met een adequate verdeling van de werkzaamheden en de effectieve benutting van mogelijke leegloopuren.
• Goed na te denken over verzoeken van uw medewerkers om de (mogelijk) reeds geplande april/mei door te schuiven/niet op te nemen. Dit zou mogelijk tot een stuwmeer aan vakantiedagen kunnen leiden.

Psychosociale ondersteuning

Zorg ervoor dat u aandacht heeft en houdt voor uw personeel. Zorg voor voldoende contactmomenten. Hoe u dat doet en waar u op kunt/moet letten, leest u het Werkgeversadvies coronavirus.

Lock down

• Stel, er komt een lock down situatie in Nederland. Denk dan alvast na over de onmisbare functies/functionarissen binnen uw kantoor. Wellicht kunt u ook alvast een opzet maken van een brief inzake onmisbare functies op uw kantoor.

Werving en selectie

• Sollicitatie- en arbeidsvoorwaardelijke gesprekken. Bedenk onder meer of u deze laat lopen via een bepaalde tool zoals Skype en dergelijke, of dat u deze gesprekken toch nog face to face wilt voeren.
• SRA heeft tips voor het voeren van sollicitatiegesprekken op afstand.
  - Checklist videosollicitatiegesprekken voor sollicitanten
  - Checklist videosollicitatiegesprekken voor werkgevers / selecteurs