Succesvolle IT-migratie bij HLB Den Hartog
Half juni 2024 is de IT-infrastructuur van HLB Den Hartog overgezet naar een nieuwe IT-omgeving. Voorheen was de IT-omgeving voor het gehele HLB-netwerk landelijk ondergebracht bij een servicecenter in eigen beheer. Door diverse ontwikkelingen was dit niet langer wenselijk. HLB Den Hartog heeft daarop besloten de IT-omgeving zelf te outsourcen. Omdat dit binnen een korte periode geregeld moest zijn, was dit een enorme uitdaging waarover Alex Barendrecht, vennoot bij HLB Den Hartog, graag meer vertelt.
Op zoek naar een nieuwe IT-serviceprovider
''Een jaar geleden zijn wij voor het beheer van onze IT-omgeving op zoek gegaan naar een nieuwe partij die aansluit bij ons kantoor van 85 medewerkers. Wij waren vooral op zoek naar een echte sparringpartner die ook onze applicaties kent. Veel serviceproviders zijn vooral gericht op grotere organisaties. Met de partij waarmee wij in eerste instantie aan tafel zaten, was er bovendien geen klik. Daarnaast was de offerte stevig, zowel qua investering als terugkomende kosten.''
''Toen op 7 december 2023 de SRA-mailing 'Is uw IT-omgeving toekomstbestendig?' binnenkwam, realiseerden wij ons dat SRA kon ondersteunen bij contractscreening. Hier hadden wij niet eerder aan gedacht. Naar aanleiding van deze mailing namen wij contact op met Tony van Oorschot en zaten we binnen een paar dagen met elkaar aan tafel.''
''Nadat wij hadden uitgelegd waar we stonden en wat we zochten, stelde Tony voor contact op te nemen met twee partijen die ervaring hebben binnen de accountancy. Van beide partijen ontvingen wij voor kerst al een offerte. Erg prettig! Omdat wij voor 1 februari 2024 een beslissing moesten nemen en de migratie binnen een korte termijn moest plaatsvinden, stonden we onder behoorlijke tijdsdruk. Kunnen deze partijen omgaan met deze druk was op dat moment nog de hamvraag. Beide partijen hadden echter interesse en bij beide partijen zagen wij aanknopingspunten. Om die reden hebben wij in januari met de twee partijen een afspraak ingepland.''
Met twee partijen aan tafel
''Tony, twee andere collega's en ikzelf waren bij deze afspraken aanwezig. De aanwezigheid van Tony was erg waardevol. Door zijn kennis over de IT van andere SRA-kantoren en over beide partijen, werden aan tafel de juiste vragen gesteld. Het financiële plaatje was belangrijk, maar wij vinden een goede sparringpartner nog veel belangrijker. In de gesprekken hebben wij aangegeven dat het erg belangrijk was dat we in één keer onze gehele IT-omgeving zouden migreren. We hebben laten zien waar we staan en waar we naartoe wilden. Uiteraard met begrip van onze kant dat er na dit gesprek nog wat finetuning moest plaatsvinden en dat er systeemtechnisch wat verschillen ten opzichte van de huidige situatie zouden zijn. We wilden echter geen grote aanpassingen doen. De manier waarop we werken, wilden we terug zien, ook al zijn enkele applicaties op korte termijn aan vervanging toe.''
''Gaandeweg het traject merkten wij dat veel kennis, zowel over beheer als over de applicaties, bij het servicecenter lag. Wij werden ons ervan bewust dat we meer zaken zelf moesten regelen en dat het technische beheer en het applicatiebeheer moesten worden gescheiden. Omdat wij geen IT-medewerker meer in dienst hadden, moest de nieuwe IT-beheerder onze applicaties wel kennen of leren kennen.''
De klik met Ekco
''Vanwege de goede klik met de mensen aan tafel hebben wij uiteindelijk gekozen voor Ekco. Deze partij was niet de goedkoopste waarmee we hadden gesproken, maar we zijn op ons gevoel afgegaan. Iedereen begrijpt elkaar en technische kennis werd zo vertaald dat wij het ook snapten. Erg waardevol.''
''De klik was er vanaf het eerste moment. Ekco verzorgt nu het technische beheer. Omdat we nu zelf het applicatiebeheer en het onderhouden van contacten met leveranciers oppakken, is er per 1 juli 2024 een IT-er gestart. Heel toevallig, een IT-er die wij kenden uit het verleden en zelfs op ons servicecenter heeft gewerkt. Nu de migratie is doorgevoerd, is de IT-er de schakel tussen de organisatie en Ekco. Hiermee valt alles op zijn plek.''
''Tijdens de migratie kwamen wij tot de conclusie dat wij applicaties hadden die niet werden gebruikt of waarvan we niet eens wisten dat we deze hadden. Eens in de zoveel tijd de IT-applicaties screenen met SRA is dus kostenbesparend en erg zinvol. Ook gaan we in de toekomst nadenken over het vernieuwen/vervangen van onze applicaties, ons CRM-pakket bijvoorbeeld. Ook hierbij zullen wij weer gebruikmaken van de expertise van Tony. Wij zijn al vele jaren een echt SRA-kantoor maar hebben ons nooit gerealiseerd dat SRA hierbij ook kan ondersteunen.''
De rol van Tony
''De rol van Tony was voor ons zeer waardevol. Doordat Tony veel kennis uit de branche heeft, wist waar we naartoe wilden en de juiste vragen kan stellen om snel beslissingen te kunnen nemen, was het fijn dat hij bij de gesprekken aanwezig was. Tony was betrokken bij het proces en heeft ook andere SRA-kantoren als referent gebruikt. We hebben samen gesproken met een aantal SRA-kantoren, waarmee wij ervaringen konden uitwisselen. Hierdoor konden wij vrij snel de beslissing nemen om met Ekco verder te gaan en de samenwerking vormgeven. Tony is gedurende het traject goed bereikbaar geweest. Al met al is het heel fijn verlopen.''
''Eens in de zoveel tijd de IT-applicaties en het IT-landschap screenen met SRA is kostenbesparend en erg zinvol.''
Wat sprong eruit?
''De juiste partijen zijn aan tafel gezet. Voor ons was het erg belangrijk dat de partij past bij onze Rotterdamse cultuur. Ook was snelheid geboden. Door de afhankelijkheid van onze eerdere serviceprovider, merkten we gaandeweg dat de informatievoorziening naar Ekco niet helemaal optimaal was.''
''Bij Ekco sprong de toegankelijkheid eruit. De mensen die nauw bij dit project betrokken waren op de werkvloer, werden door hen waar dit kon, ontzorgd. Ook hebben zij de verandering voor alle medewerkers goed begeleid. Een aantal medewerkers gaat wat moeilijker om met veranderingen, maar iedereen die ik gesproken heb vond het zeer soepel en boven verwachting verlopen. De aard van de vragen die werden gesteld was gedetailleerd.''
Het kostenplaatje
''Omdat onze IT voorheen voor het HLB-netwerk gezamenlijk geregeld was bij het servicecentrum, kan er niet echt een vergelijk worden gemaakt tussen de kosten van toen en nu. Wel schrokken wij enorm van de eerste offerte vanuit de nieuwe HLB-leverancier.''
''Deze eerste offerte bestond deels uit vaste componenten. De prijzen van de vaste componenten waren vast, ongeacht de omvang van het kantoor. Dit begreep ik niet. Wij waren gewend aan een vaste prijs per user. Hier bleek veel winst te behalen. Dit liet ook de offerte van Ekco zien. Ekco heeft in het prijsmodel een deel vaste kosten en ook een deel kosten per user opgenomen. Dit was tijdens het traject een flinke eyeopener. Ook was het voor mij nu makkelijk aan de andere vennoten uit te leggen. Groeien wij van 85 medewerkers naar 120 medewerkers, dan betalen wij per maand dit bedrag extra.''
''Ekco is wat ons betreft echt een betrouwbare partij gebleken, welke we zonder alle ondersteuning en adviezen van Tony waarschijnlijk niet hadden gevonden.''
Tony van Oorschot: ''Het mooie aan dit soort trajecten is dat direct de toegevoegde waarde van SRA duidelijk wordt. Zo kon vanuit de resultaten van het IT-benchmarkonderzoek een selectie worden gemaakt van een aantal mogelijk interessante partijen. Waarbij tevens rekening werd gehouden met het applicatielandschap van HLB Den Hartog. En omdat wij vanuit SRA een uitgebreid netwerk van contacten hebben, was het mogelijk om snel te schakelen. We weten wie we moeten benaderen en zij weten ook of iets wel of niet serieus is. Het vertrouwen en de openheid van HLB Den Hartog maakten tot slot dat wij snel konden schakelen en beslissingen konden laten nemen.''
Vragen?
Heeft u nog vragen of wenst u meer informatie over bijvoorbeeld contractscreening? Neem dan contact op met Tony van Oorschot, IT-specialist bij SRA.
Tony van Oorschot
Informatiemanager
E tvanoorschot@sra.nl
T 030 656 60 60