Checklist: dit moet u doen als uw werknemer ziek is

Als uw werknemer door ziekte niet kan werken, moet u volgens de wet het loon van uw zieke werknemer twee jaar (104 weken) doorbetalen. Ook moet u er alles aan doen om uw werknemer weer aan het werk te krijgen. Daarvoor gelden verschillende wettelijke verplichtingen vanuit bijvoorbeeld de Arbowet, Wet verbetering poortwachter, Ziektewet en WIA. Ook bij uw verzekeraar heeft u enkele verplichtingen. In deze checklist lichten we de belangrijkste toe.

1. Ziekmelden

Is uw werknemer ziek? Meld dit dan bij uw arbodienst, of bij u verzekeraar als u arbodienstverlening hebt meeverzekerd. De termijn waarbinnen u dit meldt staat vaak in de voorwaarden, maar doe dit in ieder geval binnen een week.

2. Uiterlijk in week 6 - opstellen probleemanalyse

Bij dreigend langdurig verzuim maakt de bedrijfsarts een probleemanalyse. In de probleemanalyse brengt de bedrijfsarts de situatie van de werknemer in kaart, wat zijn beperkingen zijn, welke werkzaamheden de werknemer wel kan uitvoeren en een eventuele prognose inzake het weer (volledig) aan de slag kunnen.

3. Week 8 - opstellen Plan van Aanpak (PvA)

Binnen acht weken na de ziekmelding, of uiterlijk twee weken na de probleemanalyse, stellen u en uw werknemer een PvA op. Die beschrijft de re-integratieaanpak. Het is belangrijk dat u alle afspraken die u met uw werknemer over de re-integratie maakt, vastlegt in een re-integratieverslag. Door deze afspraken vast te leggen zijn de verwachtingen over de re-integratie duidelijk voor u én uw werknemer.

4. Na week 8 - uitvoeren Plan van Aanpak

Samen met uw werknemer en de casemanager voert u de afspraken uit het PvA uit. Uw werknemer moet actief meewerken aan de re-integratie. U bespreekt regelmatig - minimaal iedere zes weken - de voortgang met uw werknemer.

5. Na 42 weken ziek - melding bij UWV

U meldt uw werknemer ziek bij het UWV. Dit moet uiterlijk de eerste werkdag nadat uw werknemer 42 weken ziek is. Dit heet de 42e-weeksmelding. Voor het einde van het eerste ziektejaar dient u een arbeidsdeskundig onderzoek te laten uitvoeren. Dit geeft inzicht in de belastbaarheid van de werknemer, de kans op terugkeer naar de eigen werkplek of juist het zoeken naar werk buiten het eigen bedrijf. Als al eerder duidelijk wordt dat terugkeer naar de eigen werkplek weinig kans heeft, kan het verstandig zijn dit arbeidsdeskundig onderzoek eerder in te zetten.

6. Tussen week 46 en 52 - eerstejaarsevaluatie

Tijdens deze evaluatie bespreken u en uw werknemer samen met de bedrijfsarts de voortgang van de re-integratie en stellen eventueel afspraken bij. Dit is ook de uiterlijke startdatum voor een tweedespoortraject.

7. Week 88 - WIA-aanvraag en re-integratieverslag opstellen

Tussen de 88e en 93e week kan uw werknemer bij UWV een WIA-uitkering aanvragen. Daarnaast stelt u in overleg met uw werknemer en bedrijfsarts een re-integratieverslag op. In dit verslag staan alle afspraken en resultaten met betrekking tot de werkhervatting. Dit verslag is onderdeel van de WIA-aanvraag.

8. Week 91 - eindevaluatie

U en uw werknemer stellen een formele eindevaluatie op. Het re-integratieverslag is hier onderdeel van. De bedrijfsarts stelt hiervoor een medische beoordeling op. Die is alleen voor de werknemer bedoeld en niet voor u in te zien. In de eindevaluatie legt u samen vast wat de stand van zaken is van de re-integratie.

9. Week 93 - WIA-documenten (re-integratieverslag) aanleveren

U draagt nu de belangrijkste documenten over aan UWV, zodat UWV deze kan beoordelen en een WIA-keuring kan uitvoeren.

Wat kunt u nog meer doen?

Naast alle wettelijke verplichtingen, kunt u meer doen in geval van een zieke werknemer. Voor een sneller herstel raden we u aan om vooral in de eerste weken regelmatig contact te hebben. Maak daarover wel goede afspraken met elkaar.