Checklist: dit moet je doen als je werknemer ziek is

Als je werknemer door ziekte niet kan werken, moet je volgens de wet het loon van je zieke werknemer twee jaar (104 weken) doorbetalen. Ook moet je er alles aan doen om je werknemer weer aan het werk te krijgen. Daarvoor gelden verschillende wettelijke verplichtingen vanuit bijvoorbeeld de Arbowet, Wet verbetering poortwachter, Ziektewet en WIA. Ook bij je verzekeraar heb je enkele verplichtingen. In deze checklist lichten we de belangrijkste toe.

1. Ziekmelden

Is je werknemer ziek? Meld dit dan bij je arbodienst, of bij je verzekeraar als je arbodienstverlening hebt meeverzekerd. De termijn waarbinnen je dit meldt staat vaak in de voorwaarden, maar doe dit in ieder geval binnen een week.

2. Uiterlijk in week 6 - opstellen probleemanalyse

Bij dreigend langdurig verzuim maakt de bedrijfsarts een probleemanalyse. In de probleemanalyse brengt de bedrijfsarts de situatie van de werknemer in kaart, wat zijn beperkingen zijn, welke werkzaamheden de werknemer wel kan uitvoeren en een eventuele prognose inzake het weer (volledig) aan de slag kunnen.

3. Week 8 - opstellen Plan van Aanpak (PvA)

Binnen acht weken na de ziekmelding, of uiterlijk twee weken na de probleemanalyse, stellen jij en je werknemer een PvA op. Die beschrijft de re-integratieaanpak. Het is belangrijk dat je alle afspraken die je met je werknemer over de re-integratie maakt, vastlegt in een re-integratieverslag. Door deze afspraken vast te leggen zijn de verwachtingen over de re-integratie duidelijk voor jou én je werknemer.

4. Na week 8 - uitvoeren Plan van Aanpak

Samen met je werknemer en de casemanager voer je de afspraken uit het PvA uit. Je werknemer moet actief meewerken aan de re-integratie. Je bespreekt regelmatig - minimaal iedere zes weken - de voortgang met je werknemer.

5. Na 42 weken ziek - melding bij UWV

Je meldt je werknemer ziek bij het UWV. Dit moet uiterlijk de eerste werkdag nadat je werknemer 42 weken ziek is. Dit heet de 42e-weeksmelding. Voor het einde van het eerste ziektejaar dien je een arbeidsdeskundig onderzoek te laten uitvoeren. Dit geeft inzicht in de belastbaarheid van de werknemer, de kans op terugkeer naar de eigen werkplek of juist het zoeken naar werk buiten het eigen bedrijf. Als al eerder duidelijk wordt dat terugkeer naar de eigen werkplek weinig kans heeft, kan het verstandig zijn dit arbeidsdeskundig onderzoek eerder in te zetten.

6. Tussen week 46 en 52 - eerstejaarsevaluatie

Tijdens deze evaluatie bespreken jij en je werknemer samen met de bedrijfsarts de voortgang van de re-integratie en stellen eventueel afspraken bij. Dit is ook de uiterlijke startdatum voor een tweedespoortraject.

7. Week 88 - WIA-aanvraag en re-integratieverslag opstellen

Tussen de 88e en 93e week kan je werknemer bij UWV een WIA-uitkering aanvragen. Daarnaast stel je in overleg met je werknemer en bedrijfsarts een re-integratieverslag op. In dit verslag staan alle afspraken en resultaten met betrekking tot de werkhervatting. Dit verslag is onderdeel van de WIA-aanvraag.

8. Week 91 - eindevaluatie

Jij en je werknemer stellen een formele eindevaluatie op. Het re-integratieverslag is hier onderdeel van. De bedrijfsarts stelt hiervoor een medische beoordeling op. Die is alleen voor de werknemer bedoeld en niet voor jou in te zien. In de eindevaluatie leg je samen vast wat de stand van zaken is van de re-integratie.

9. Week 93 - WIA-documenten (re-integratieverslag) aanleveren

Je draagt nu de belangrijkste documenten over aan UWV, zodat UWV deze kan beoordelen en een WIA-keuring kan uitvoeren.

Wat kun je nog meer doen?

Naast alle wettelijke verplichtingen, kun je meer doen in geval van een zieke werknemer. Voor een sneller herstel raden we je aan om vooral in de eerste weken regelmatig contact te hebben. Maak daarover wel goede afspraken met elkaar.