SKM1: begin op tijd - en hoe SRA je daarbij helpt

Méér dan alleen compliance

De nieuwe SKM1 is geen invuloefening, maar een doorontwikkeling van kwaliteitsborging. Het is een systematische manier om binnen je organisatie na te denken over kwaliteitsrisico's en voortdurende monitoring en verbetering, op basis van de Plan-Do-Check-Act-cyclus. Concreet: je moet als kantoor per kwaliteitsdoelstelling beoordelen welke risico's zich kunnen voordoen, hoe groot die risico's zijn, wat je eraan doet en hoe je dat monitort en evalueert. Dit alles moet je vastleggen en onderbouwen.

Volgens Gerard van Vuuren van Bureau Vaktechniek wordt de impact van SKM1 onderschat. ''Vooral bij kantoren zonder internationaal netwerk zien we dat de bewustwording en voorbereiding nog wat achterblijven. Je kunt straks niet meer volstaan met algemene procedures in een handboek. Je moet onderbouwen waarom je bepaalde risico's voor jouw kantoor belangrijk vindt, beheersmaatregelen formuleren en laten zien hoe je toetst of je maatregelen effectief zijn. Daar is afstemming binnen je hele kantoor voor nodig. Wie bepaalt wat een risico is? En hoe zwaar weegt dat risico? Dat zijn hele inhoudelijke, soms lastige gesprekken, maar essentieel voor een goede implementatie. Belangrijk is dat de beleidsbepalers in dit hele proces meegaan en er besluiten over nemen.''

Het SRA Risk Control Framework

Veel kantoren worstelen met de start. Waar begin je? Hoe pak je het aan? Koudwatervrees is heel begrijpelijk, vindt Gerard, ''maar je hoeft niet bij nul te beginnen. Veel elementen heb je al in huis. Veel maatregelen en processen staan al in je kwaliteitshandboek, alleen moet je ze nu koppelen aan risico's en doelstellingen. Dat is even wennen, maar uiteindelijk wel logisch.''

Om deze vertaalslag te ondersteunen, heeft SRA het Risk Control Framework ontwikkeld. Dit is een overzichtelijke Exceltool waarin kwaliteitsdoelstellingen uit SKM1 zijn gekoppeld aan voorbeelden van risico's, mogelijke beheersmaatregelen en monitoringactiviteiten. Jirina: ''Dit Framework is een handige kapstok, maar geen standaard. Elk kantoor moet dit zelf invullen en motiveren. Je kunt dus niet volstaan met aanvinken. Je moet onderbouwen: waarom vinden we dit een risico? Hoe groot achten we de kans? En hoe pakken we het aan?''

SRA werkt samen met softwareleveranciers Scienta en control IT aan het omzetten van dit Framework naar tooling, zodat kantoren straks ook digitaal aan de slag kunnen. Maar, benadrukt Gerard, wacht als kantoor niet op die definitieve tooling. ''Ook met het Framework van SRA kun je beginnen. Wacht je te lang, dan kom je straks in tijdnood.''

Wat doet SRA nog meer?

Alle informatie over SKM1 en wat SRA biedt om kantoren hierbij te ondersteunen, staat praktisch en overzichtelijk gebundeld in het nieuwe Dossier SKM1. Om kantoren verder op weg te helpen, organiseert SRA in september en oktober bijeenkomsten voor beleidsbepalers, met aandacht voor SKM1. Ook komt er op 23 september een gratis webinar waarin Gerard samen met Nees de Vos van Moore DRV laat zien hoe zij SKM1 aanpakken. Voor kleinere kantoren werken we aan een workshoptraject in drie delen: telkens een verdiepende sessie over een deel van het SRA Risk Control Framework, met tijd tussen de sessies om het in je eigen organisatie uit te werken.

''Als klein kantoor is het lastig om intern inhoudelijke discussies te voeren'', weet Jirina. ''Deze sessies bieden de mogelijkheid om te sparren en van elkaar te leren. Ook ons Bureau Vaktechniek staat voor alle SRA-kantoren klaar voor individuele ondersteuning. Daarnaast komt er een nieuwe praktijkhandreiking 'Ervaringen met de implementatie SKM1' beschikbaar waarin voorbeelden staan van kantoren die al zijn begonnen. Zo kun je zien hoe zij het aanpakken en daarvan leren.''

Conclusie: begin, leer en deel

Het allerbelangrijkste is dat kantoren nu beginnen, benadrukt Gerard. ''Het hoeft niet allemaal in één keer perfect te zijn. De kern van de Plan-Do-Check-Act-cyclus en SKM1 is juist dat je als kantoor waar nodig bijstuurt en structureel verbetert. Dus boodschap is simpel: begin gewoon. Dan merk je vanzelf waar je tegenaan loopt, en dan helpen wij je verder.''

Jirina sluit af: ''Als SRA willen we niet alleen content leveren, maar ook het gesprek aanjagen. De sector kan pas echt leren als meer kantoren ermee aan de slag gaan. Daarom ook onze oproep: laat het ons weten als je vragen, ervaringen, voorbeelden of ideeën hebt. Daar worden we samen sterker van.''

Meer weten of aan de slag?

• Meld je aan voor het SKM1-webinar op 23 september
• Download de SRA-Praktijkhandreiking Implementatie SKM1
• Check het Dossier SKM1 voor actuele informatie
• Interesse in de workshops? Houd onze website en nieuwsbrief in de gaten
• Vragen, ideeën of voorbeelden? Mail of bel SRA-Bureau Vaktechniek: vaktechniek@sra.nl of 030 656 60 60.